Spotkania, czy to formalne, czy nieformalne, są istotną częścią każdego biznesu. Niezależnie od tego, czy bierzesz udział w niezobowiązującym spotkaniu swojego zespołu, czy w formalnym zebraniu zarządu, sposób, w jaki się zachowujesz, powinien być taki sam. Etykieta ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że dane spotkanie jest wydajne, produktywne oraz pełne szacunku wobec uczestników. Zebraliśmy 7 zasad, które pomogą w byciu najlepszym uczestnikiem spotkania. 

Co oznacza etykieta spotkań?

Etykieta spotkań to termin odnoszący się do zestawu zasad i wytycznych, których należy przestrzegać podczas spotkania, aby pomóc w jego płynnym przebiegu. Zazwyczaj zasady te obejmują:

• • Przestrzeganie czasu

  • Przygotowanie

  • Aktywne słuchanie

  • Wypowiadanie się z szacunkiem

  • Trzymanie się tematu

  • Podejmowanie działań po zakończeniu

Chociaż zasady etykiety spotkań mogą się różnić w zależności od firmy, wszystkie koncentrują się na tworzeniu pozytywnego i profesjonalnego środowiska pracy.

7 zasad dotyczących etykiety spotkań twarzą w twarz

Oto najważniejsze zasady etykiety spotkań, których powinno się przestrzegać:

1. Bądź na czas

Punktualność jest najbardziej podstawową zasadą etykiety, jeśli chodzi o spotkania. Spóźnianie się jest nie tylko oznaką braku szacunku dla innych uczestników, ale także zakłóca przebieg spotkania. Zaplanuj przybycie co najmniej pięć minut przed czasem, aby móc się przygotować.

2. Przygotowanie się

Przed spotkaniem upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz, czyli np. notatki, raporty, lub inne istotne dokumenty. Rozważ użycie małej szklanej tabliczki suchościeralnej do zapisywania pomysłów i notatek, jako ekologicznego rozwiązania eliminującego użycie papieru. Jeśli przygotowano agendę lub materiały do wstępnego przeczytania, upewnij się, że wiesz co zawierają przed spotkaniem. Bycie przygotowanym pokazuje, że szanujesz czas i wysiłek innych uczestników.

3. Wyłącz telefon

Dzwonek telefonu lub dźwięk powiadomienia może bardzo rozpraszać i zakłócać przebieg spotkania. Wyłącz go lub przełącz go w tryb cichy przed rozpoczęciem zebrania.

4. Aktywne słuchanie

Aktywne słuchanie jest kluczowe na każdym spotkaniu. Oznacza to zwracanie uwagi na to, co mówią inni, zadawanie pytań i przekazywanie informacji zwrotnych. Aktywne słuchanie pokazuje, że cenisz opinie i pomysły pozostałych uczestników.

5. Mów z szacunkiem

Kiedy zabierasz głos podczas spotkania, mów jasno i zwięźle. Unikaj używania żargonu lub terminów technicznych, których inni mogą nie rozumieć. Zwracaj również uwagę na swój ton głosu i mowę ciała. Wypowiadaj się z szacunkiem i unikaj przerywania innym lub wchodzenia komuś w słowo. Jeśli się z kimś nie zgadzasz, wyraź swoją opinię grzecznie i z szacunkiem.

6. Trzymaj się tematu i zwracaj uwagę na czas

Zbaczanie z tematu może marnować czas i być frustrujące dla innych uczestników spotkania. Trzymanie się go pomaga przestrzegać ustalonego limitu. Przekroczenie czasu może zakłócić harmonogramy innych ludzi i wywołać frustrację. Jeśli spotkanie się przedłuża zasugeruj jego zakończenie i zaplanowanie kolejnego.

7. Podejmowanie działań po zakończeniu

Po spotkaniu należy skontaktować się z uczestnikami w celu podsumowania dyskusji oraz podjętych decyzji i działań do wykonania. Jeśli przydzielono ci jakieś działania, upewnij się, że wykonasz je na czas. Działania prowadzone po spotkaniu zapewniają, że wszyscy mają tę samą wiedzę na temat sytuacji a zadania są realizowane.

Etykieta spotkań w praktyce

Przestrzeganie zasad etykiety spotkań może pomóc zapewnić, że będą one nie tylko produktywne, ale także będą bezpieczną przestrzenią do dzielenia się opiniami. Niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkanie, czy po prostu w nim uczestniczysz, przybycie na czas, przygotowanie się do niego, aktywne słuchanie, mówienie z szacunkiem, trzymanie się tematu oraz podejmowanie działań po jego zakończeniu to ważne praktyki, których należy przestrzegać. Okazując szacunek dla czasu i wysiłków innych uczestników, możesz pomóc w stworzeniu pozytywnego i profesjonalnego środowiska spotkania. Następnym razem, gdy weźmiesz udział w spotkaniu, pamiętaj o przestrzeganiu najlepszych praktyk etykiety spotkań i daj przykład innym.