Plánování porady
Aby byla porada úspěšná, k její organizaci a vedení je zapotřebí správná míra přípravy, vedoucích schopností a nástrojů
Firemní porada obnáší daleko více, než jen sezvat ty správné osoby do jedné místnosti a čekat, až se stane zázrak nebo se spoléhat na důvtip. Stejně jako všude jinde je i zde třeba celou věc pečlivě naplánovat.
Program porady je bezesporu tím nejdůležitějším.
Všem účastníkům předává většinu výše uvedených klíčových informací. Program by měl stručně shrnout, proč se porada koná a jaký je požadovaný výstup. Měl by také obsahovat harmonogram stanovující časový rámec pro každý bod diskuze, aby pořadatelé i účastníci mohli plánovat a neztratili přehled.
Prvním krokem k zajištění hladkého průběhu a správného směru porady je kontrolní seznam.
Účel/záměr porady:
O čem porada je? Velmi podrobně definujte cíle a stanovte, zda je na poradě nutné učinit nějaké rozhodnutí.
Kdo by se měl porady zúčastnit?
Je nesmírně důležité, aby se v místnosti sešly ty správné osoby a nebyl nikdo navíc. Jak bylo zmíněno dříve, všechno to stojí čas i peníze. Je vhodné se zamyslet, jakou úlohu mají jednotlivé osoby. Schůzku by měl někdo vést a měl by tam být také někdo, kdo pořídí a rozešle poznámky. Nezapomínejte na to, že v dnešní době technologií, které umožňují videokonference a audiokonference, není nutné, aby se všichni účastnili osobně.
Jak často je třeba porady pořádat?
Jedná se o poradu k vyřešení jednorázové záležitosti, nebo je porada součástí pravidelného režimu? Pokud platí druhá možnost, musí se porada konat stejně často jako v minulosti? Je vhodné vytvořit plán?
Občerstvení
Zajistěte, že jsou k dispozici káva/čaj a sušenky, nebo dokonce oběd, zvláště pokud se jedná o dlouhou poradu. Pokud se bude podávat jídlo, kontaktujte dopředu účastníky s dotazem na zvláštní stravovací požadavky - tedy jestli jsou vegetariáni/vegani, mají bezlepkovou dietu, alergii na ořechy apod. Některé požadavky možná bude nutné ověřit ve výživových doporučeních.
Vybavení
Na každou poradu patří kvalitní popisovací tabule, pro zaznamenávání nápadů se hodí také flipcharty. Ujistěte se, že máte dostatek kvalitních fixů, mazacích hub, tužek a náhradních flipchrtových bloků. Ať je porada vizuálně přitažlivá a stylová!
Místo konání
Zajistěte, aby bylo místo konání pro všechny dostupné a mělo odpovídající kapacitu. Příliš velký prostor může nahánět strach, příliš malý prostor zase může být kvůli přeplněnosti vysilující. Ujistěte se, že v místě konání bude možné využít vámi požadované technologie.
Zjistit více o této a dalších věcech – stáhněte si ještě dnes náš whitepaper.
A nakonec to nejdůležitější…
Byly splněny cíle agendy?
Agenda je dokument, do kterého můžete zpětně nahlédnout a určit, zda byla porada úspěšná.
Chcete se dozvědět více? Stáhněte si ZDARMA náš whitepaper Jak vylepšit porady.
Typy porad:
Porady mají různou úroveň formálnosti a jejich struktura se vytváří ad hoc.
Plánování porady
Firemní porada obnáší daleko více, než jen sezvat ty správné osoby do jedné místnosti a čekat, až se stane zázrak nebo se spoléhat na důvtip.
Vedení a zprostředkování porad
Porady mohou být plné energie i zábavy. Zábava se však může rychle zvrhnout v neproduktivní chaos, pokud vedoucí porady (vy) neřídí její průběh.
Co se sluší
Neexistují žádná přesně daná pravidla. Etiketa a zásady slušného chování se mohou měnit v závislosti na konkrétní zemi nebo dokonce na konkrétní společnosti. Základní vymezení se však může hodit.